Inteligencia documental

Equipos que reciben facturas, albaranes, contratos, formularios u otros documentos y los leen y teclean a mano: administración, compras, logística, finanzas o asesorías. Sirve cuando llegan en volumen o en formatos distintos y los errores se detectan tarde.

• Alguien lee cada documento para copiar sus datos en otro sistema.
• Los errores de tecleo aparecen semanas después, en una conciliación o una reclamación.
• Los documentos llegan por correo, por portales o en papel, y cada proveedor usa su formato.
• Hay una bandeja de pendientes que crece en los picos de trabajo.
• Las excepciones, como importes que no cuadran o datos ausentes, se descubren al registrar.

• Inventario de los tipos de documento y de las reglas que los validan.
• Clasificación y extracción de los campos que importan, con un nivel de confianza por campo.
• Validación contra tus sistemas y tus reglas: importes, proveedores, duplicados y totales.
• Circuito de revisión humana para lo que no supera la validación.
• Registro en el sistema de destino una vez validado.

• Catálogo de documentos y reglas de validación acordadas.
• Flujo de entrada, extracción, validación y registro en funcionamiento.
• Cola de revisión para las excepciones.
• Medición de la calidad de la extracción sobre una muestra de tus documentos.
• Documentación y formación para el equipo.

Dependen de dónde llegan tus documentos y dónde se registran sus datos: correo, gestor documental, ERP o contabilidad. Se definen en el diagnóstico y se limitan a lo necesario. Antes de usar documentos reales se acuerda con el cliente qué datos se tratan, dónde se tratan y quién accede a ellos.

• La IA propone los datos; las reglas los validan y el sistema calcula importes y totales.
• Una persona revisa lo que no supera la validación, antes de que llegue a tus sistemas.
• Cada dato registrado conserva su documento de origen.
• La extracción se mide sobre una muestra acordada: no se da por buena.
• Los fallos generan un aviso y quedan registrados.

• Documentos manuscritos, de calidad muy baja o con formatos que cambian cada vez: se evalúan con pruebas en el diagnóstico.
• La interpretación jurídica o fiscal de los documentos.
• Garantías de precisión universales: la precisión se mide sobre tus documentos.
• Aprobar o pagar sin supervisión humana.

Medimos la calidad de la extracción y de la validación sobre una muestra de tus documentos, y el tiempo de tecleo, los errores detectados antes de registrar y los pendientes, frente a la línea base acordada.

Cuéntanos qué documentos llegan y qué se hace con ellos. Una primera conversación sirve para entender el proceso y valorar si encajamos; si no somos la opción adecuada, te lo diremos.

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