Automatización de procesos

Equipos de operaciones, administración y finanzas cuyos procesos repiten los mismos pasos cada día, dependen de que alguien se acuerde de hacerlos o se coordinan por correo y hojas de cálculo. Sirve cuando el proceso tiene reglas que se pueden escribir, aunque haya excepciones.

• El mismo paso lo hacen varias personas, cada una a su manera.
• Las excepciones se pierden en el correo o se resuelven sin dejar rastro.
• Para saber en qué punto está un trámite hay que preguntar a alguien.
• Las tareas de cierre o de seguimiento dependen de un calendario personal.
• Un cambio de persona obliga a explicar el proceso otra vez.

• Mapa del proceso actual: quién hace qué, con qué datos y dónde se atasca.
• Diseño del proceso objetivo: qué se automatiza, qué sigue en manos de personas y por qué.
• Flujos que ejecutan los pasos reglados y coordinan a las personas implicadas.
• Gestión de excepciones: cada caso fuera de regla llega a su responsable con el contexto necesario.
• Pruebas con casos reales del proceso y puesta en marcha por fases.

• Proceso actual y proceso objetivo, documentados.
• Flujos en funcionamiento, con pruebas y criterios de aceptación acordados.
• Responsable y procedimiento ante fallos de cada flujo.
• Seguimiento de la operación con las medidas acordadas.
• Formación para el equipo que va a operarlos.

Se concretan en el diagnóstico, según las herramientas que ya usas: correo, ERP, CRM, hojas de cálculo o gestores documentales. Solo se conecta lo que el proceso necesita, con credenciales propias y los permisos mínimos.

• Cada flujo tiene un responsable y un procedimiento ante fallos.
• Los fallos generan un aviso y quedan registrados.
• Todo lo que ejecuta un flujo deja registro.
• Las decisiones con impacto pasan por una persona.

• Procesos sin reglas que se puedan describir, o con tan poco volumen que automatizarlos no libera capacidad: lo decimos en el diagnóstico.
• Sustituir tus sistemas de gestión: conectamos y automatizamos sobre lo que ya tienes.
• Decisiones que requieren el juicio de una persona: se preparan, no se delegan.
• Promesas de ahorro sin una línea base.

Acordamos con la dirección una línea base antes de empezar (horas dedicadas, plazos, errores y excepciones abiertas) y comparamos contra ella con las mismas medidas. Si algo no se puede medir, no se promete.

Cuéntanos qué proceso te ocupa más tiempo del que debería. Una primera conversación sirve para entender cómo funciona hoy y valorar si encajamos; si no somos la opción adecuada, te lo diremos.

Contáctanos →Ver cómo trabajamos

• Inteligencia documental
• Integración y datos
• Asistentes y agentes de IA